Số hóa · Chặng 1 · Nền tảng
Số hóa dữ liệu & quy trình
Từ tủ hồ sơ giấy đến dữ liệu tra cứu trong vài giây
Chúng tôi chuyển hồ sơ giấy, sổ sách và biểu mẫu thành dữ liệu số có cấu trúc – tìm được, thống kê được và dùng tiếp được trong các phần mềm của doanh nghiệp.
- Nhận dạng chữ tiếng Việt
- Bóc tách thành bảng dữ liệu
- Kiểm tra chất lượng hai lớp
- Định dạng mở, dùng lâu dài
Vì sao cần số hóa
Tri thức đang nằm trong tủ
Ở nhiều đơn vị, những dữ liệu quý nhất vẫn nằm trong tủ: hồ sơ thiết bị, bản vẽ, nhật ký vận hành, hồ sơ nhân sự, hợp đồng. Muốn tìm một tài liệu phải lục từng ngăn; muốn tổng hợp một con số phải gõ lại từ đầu; giấy ố, mực phai, bản gốc thất lạc thì kinh nghiệm cũng mất theo. Số hóa không chỉ là chụp ảnh tài liệu – đó là biến chúng thành dữ liệu mà con người và phần mềm đều khai thác được.
Dịch vụ
Chúng tôi làm gì
-
Số hóa quy trình, không chỉ số hóa giấy.
Biểu mẫu giấy được thiết kế lại thành biểu mẫu điện tử có luồng duyệt, để dữ liệu mới sinh ra đã là dữ liệu số – không còn cảnh vừa làm giấy vừa nhập máy.
-
Khảo sát và lập danh mục.
Cùng đơn vị rà soát kho hồ sơ, phân loại theo nghiệp vụ, thống nhất cách đặt tên, mã hóa và phân quyền trước khi bắt đầu.
-
Quét và nhận dạng chữ tiếng Việt.
Quét theo chuẩn lưu trữ, nhận dạng chữ in và bảng biểu; phần viết tay được nhập liệu có kiểm tra. Bản gốc và bản số luôn đi cùng nhau để đối chiếu.
-
Bóc tách thành dữ liệu có cấu trúc.
Những trường thông tin cần dùng – số hiệu, ngày tháng, thông số thiết bị, người ký – được tách ra thành bảng, không còn nằm chết trong ảnh.
-
Kiểm tra chất lượng hai lớp.
Máy kiểm tra trước, người kiểm tra sau; chỗ nào nhận dạng chưa chắc chắn đều được đánh dấu để rà lại.
Nền móng
Dữ liệu sẵn sàng cho bước tiếp theo
Dữ liệu sau số hóa được bàn giao theo định dạng mở, nạp thẳng vào kho lưu trữ của đơn vị hoặc vào các phần mềm như GVD 6S, GVD LMS, GVD HRMS. Đây cũng là nền móng để sau này kết nối các hệ thống với GVD EAI và để trợ lý GVD AI trả lời câu hỏi dựa trên chính tài liệu của bạn.
Triển khai gọn trong bốn bước
- Khảo sát kho hồ sơ
- Làm mẫu một lô, thống nhất tiêu chí
- Số hóa hàng loạt, kiểm tra chất lượng
- Bàn giao dữ liệu và hướng dẫn khai thác
Hồ sơ và dữ liệu luôn thuộc về đơn vị: có thể số hóa ngay tại cơ quan, tài liệu mật không phải mang ra ngoài.
Đừng để tri thức của doanh nghiệp nằm trong tủ.
Liên hệ đội ngũ GVD để khảo sát kho hồ sơ và làm thử một lô mẫu.